فولاد سنگان به واسطه انجام پروژه تجزیه وتحلیل مشاغل، تدوین شرح وظایف و شایستگی‌ها بر مبنای مدل مدیریت فرآیندی و ثبت این تجربه در یازدهمین کنفرانس ملی آموزش و توسعه منابع انسانی موفق به کسب تندیس تجربه برتر گردید.
حمید محمدی رفیع معاون توسعه سرمایه‌های انسانی و مسئولیت اجتماعی فولاد سنگان در گفتگو با خبرنگار روابط عمومی گفت: اندیشیدن به آینده کارکنان به عنوان مهمترین سرمایه شرکت، یکی از سیاست‌های راهبردی و زمینه ساز تحول و توسعه درون‌زاست. یکی از برنامه‌های راهبردی معاونت توسعه سرمایه‌های انسانی برای ترجمان عملیاتی این مهم، تجزیه وتحلیل مشاغل و تدوین شرح وظایف برمبنای مدل مدیریت فرآیندی است که هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود.
به همین دلیل تهیه شرح شغل‌ها به عنوان یکی از مهمترین ورودی‌ها و پیش شرط اصلی موفق بودن سایر زیر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی از جمله جذب و استخدام، یادگیری و توسعه، ارزشیابی مشاغل، حقوق و دستمزد، ارتقا و انتصاب، جانشین پروری، مدیریت استعدادها، مدیریت و توسعه عملکرد، جابجایی و گردش شغلی، برنامه‌های جامع ایمنی، بهداشت و سلامت کارکنان و برنامه‌ریزی و برآورد نیروی انسانی می‌باشد.
محمدی رفیع افزود: با راهبری معاونت توسعه سرمایه‌های انسانی؛ برای تجزیه و تحلیل مشاغل در شرکت فولاد سنگان اقدامات ذیل در دستور کار قرار گرفت:
*شناسایی و انتخاب مشاور
برای حصول اطمینان از اینکه کار به درستی انجام می‌شود و در حقیقت نتایج طرح تضمین شود از بین مشاوران و فعالان این حوزه با در نظر داشتن سه عامل تحصیلات عالیه آکادمیک مرتبط، تجربه مرتبط و به ویژه خوشنامی در ارائه خدمات با کیفیت، مشاور انتخاب گردید .
*تشکیل کارگروه‌های خبرگی
در این مرحله از بین خبرگان داخلی هر واحد با مشارکت فعال مدیران، روسا، سرپرستان و کارشناسان متخصص، کار گروه‌های خبرگی متناسب با هر گروه شغلی تشکیل گردید و آموزش‌های لازم به صورت عملیاتی و اجرای نمونه به آن‌ها ارائه گردید.
این کارگروه‌ها با راهبری تیم معاونت توسعه سرمایه‌های انسانی و مشاور؛ مسئولیت تهیه پیش نویس پروفایل‌های اولیه را در نظر داشتند.
*بررسی فرآیندهای سازمانی
برای حصول اطمینان از جامعیت شرح وظایف واینکه تمامی وظایف به طور کامل پوشش داده شود، چار چوب فرآیندهای سازمان در قالب نقش‌های مالک، ناظر و همکار با در نظر داشتن ماموریت‌ها و اهداف هر فرآیند مورد بررسی قرار گرفت.
تعریف و تعیین شرایط احراز پست‌ها
تعریف و تعیین شرایط احراز پست‌های سازمانی با بهره‌گیری از یک الگوی استاندارد و کاربردی انجام گرفت و به همین منظور تمامی پست‌های سازمانی از طریق فرمول Who, What, How, Why تعریف شدند.
*تعیین سبک شخصیتی مناسب جهت تصدی در پست
در این گام بر اساس مدل MBTI چهار سبک به ترتیب بسیار مناسب (یک سبک)، مناسب (یک سبک) و تا حدود مناسب (دو سبک) برای تصدی هر یک از پست‌های سازمانی تهیه گردید.
*نهایی‌سازی و اولویت‌بندی وظایف کلان
در این گام با در نظر داشتن رویکرد فرآیندی و با هدف پشتیبانی از ماموریت‌ها و اهداف فرآیندها؛ وظایف کلان هریک از پست‌ها تدوین و سپس بر اساس چهار شاخص فراوانی تکرار، اهمیت وظیفه، سطح دشواری انجام و مدت زمان هر بار انجام اولویت‌بندی گردیدند.
*تجزیه و تحلیل وظایف
در این گام فعالیتهای کلیدی برای انجام هر یک از وظایف به ترتیب و گام به گام مدون گردید. سپس استانداردهای انجام کار، ابزارها، نرم‌افزارها و تجهیزات مورد نیاز برای انجام وظیفه و همچنین ریسک‌های مبتنی بر فعالیت‌ها تدوین شد.
*تدوین سند صلاحیت مشاغل
در این مرحله دانش‌ها، توانمندی‌ها، مهارت‌ها و نگرش‌های مورد نیاز برای انجام وظایف با در نظر داشتن نردبان مهارتی و تعیین حد بسندگی در سه سطح صلاحیت‌های حداقلی، صلاحیت‌های تکلیف محور و صلاحیت‌های محوری در ابعاد فردی، تیمی و سازمانی تعیین، تعریف و کدینگ گردید. به نحوی که هر صلاحیت دقیقا قابل ردیابی است که به کدام وظیفه و فرآیند مرتبط است.
*تدوین استاندارد آموزش مشاغل
در این گام متناسب با صلاحیت‌های تدوین شده فرصت‌های یادگیری با سه رویکرد فردی‌سازی، شبکه‌سازی و فناوری محور شناسایی و به صلاحیت‌ها مرتبط گردید.
*تدوین مهارت‌های پایه مورد نیاز در پست
مهارت های پایه از نظر جسمی، حسی، رفتاری و نیز نرم افزارهای پایه برای پست ها شناسایی و مدون گردید.
* تدوین مهارت‌های زبان خارجی و سطح مورد نیاز در پست
در این گام میزان نیازمندی به مهارت‌های زبان خارجی در ابعاد خواندن، مکالمه، نگارش و فهم و درک برای تمامی پست‌های سازمانی تعیین گردید.
*لوزام ایمنی و حفاظت فردی مورد نیاز در پست
در این مرحله ابتدا فهرستی از لوازم حفاظت فردی، لوازم بهداشتی و در نهایت کدهای پوششی تهیه و سپس متاسب با هر پست تعیین گردید که شاغل به کدام یک نیازمند و در چه بازه‌های زمانی تعلق خواهد گرفت.
*انجام مطالعات بهینه کاوی
در این گام با هدف حصول اطمینان از صحت نتایج شرح وظایف تدوین شده با نمونه های مشابه داخلی و خارجی مورد بهینه کاوی و مقایسه قرار گرفت.
*تشکیل کمیته های CFT، صحه‌گذاری و ابلاغ پروفایل مشاغل
در نهایت با هدف حصول اطمینان از پشتیبانی 100 درصدی وظایف از ماموریت‌های تعریف شده برای فرایندها و حذف موازی کاری‌ها و تداخلات کاری، کمیته‌های CFT با حضور نمایندگان فرآیندهای بالادست، پایین دست و خبرگان گروه شغلی مورد نظر تشکیل و پروفایل‌ها نهایی گردید.
معاون سرمایه‌های انسانی فولاد سنگان ادامه داد: تجربه مورد نظر در تمامی ابعاد و واحد‌های سازمانی برای کلیه پست‌های سازمانی اجرا شده است به نحوی که ارتباط معنادار و مشخصی بین برنامه‌های آموزشی، صلاحیت‌های هر عنوان پست، وظایف مربوطه و ارتباط وظایف با فرآیندهای کلان سازمان برقرار است.
هر چند که در سایر سازمان‌های ایرانی و کسب و کار مشابه در دسترس تجارب مشابهی قابل ردیابی است، اما آنچه که باعث تمایز این تجربه با سایر تجربیات مشابه می‌شود ارتباط و کدینگ وظایف هر عنوان پست با فرآیندهای سازمانی با در نظر داشتن سه نقش مالکان فرآیند، همکاران فرآیندی و ناظران فرآیندی می‌باشد که این مهم خود زمینه ساز تسهیل استقرار نظام مدیریت عملکرد مبتنی بر KPI در سطح فردی و با توجه به وظایف تخصصی تعریف شده برای هر جایگاه سازمانی شده است.
محمدی رفیع اظهار داشت: جاری‌سازی این تجربه به عنوان یکی از ارکان استراتژیک و برنامه‌های کلیدی حوزه آموزش و توسعه سرمایه‌های انسانی بود که بر اساس این، سازمان موفق به کسب گواهینامه بین‌المللی ISO10015:2019 گردید. همچنین تمامی فعالیت‌ها و اقدامات مدیریت شایستگی در شرکت در ابعاد سازمانی، تیمی/گروهی و فردی بر اساس این تجربه سازماندهی و مدیریت می‌شود.
تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مهمترین فرآیندهای انجام‌شده درون سازمان و مجموعه‌ها است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات؛ بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل آن کشف می‌شود.
وی گفت: نکته‌ای که بعنوان متولیان منابع انسانی در سازمان‌ها می‌بایست به آن توجه کنیم این است که تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان کاری کم ارزش به بی‌تجربه‌ترین افراد در حوزه منابع انسانی واگذار نکنیم.
زیرا تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیتهای منابع انسانی مطرح است و در صورتی که این زیر بنا را درست طراحی و اجرا کنیم می‌‌توانیم انتظار داشته باشیم سایر فرآیندهای منابع انسانی نظیر جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و … بر پایه مناسبی سوار شوند.